معلومات

إدارة الوثائق الإلكترونية

إدارة الوثائق الإلكترونية



We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

تتغلغل تكنولوجيا المعلومات بثبات في جميع مجالات الأعمال. من لحظة ظهوره ، بدأ ينمو متضخمًا مع العديد من الأساطير.

هل يمكن تصوره - تختفي المجلدات والأكوام المعتادة للأوراق ، وتتلاشى جميع المعلومات في أجهزة الكمبيوتر. بمساعدة هذه المقالة ، سيتم فضح المفاهيم الخاطئة الأكثر أهمية حول أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

إدارة الوثائق الإلكترونية - أتمتة المكاتب البسيطة. ويعتقد أن مثل هذا النظام يمكن أن ينظم الوثائق الواردة والصادرة. وعلى الرغم من أن إدارة المستندات الإلكترونية شائعة بالفعل في سوقنا ، إلا أن هذا البيان شائع جدًا. المكتب هو أحد أشكال إدارة المستندات ، وهو تقليدي في ممارستنا. في الواقع ، إدارة المستندات الإلكترونية موجودة بالفعل في حياتنا. بمجرد أن نرسل مستندًا تم إنشاؤه في Word عن طريق البريد أو استلامه ، فإن هذا يتحدث بالفعل عن حقيقة أن مثل هذا النظام يعمل. في واقعنا ، فإن عمل المكتب هو التمركز الكامل لتمرير وتسجيل جميع الوثائق الرسمية ، للتحكم في تنفيذ الأوامر الصادرة عن الرئيس. لكن الشركة لا تعمل فقط بالوثائق الرسمية. في أي شركة ، حتى قبل إنشائها ، تعمل أوراق غير رسمية وتعمل. تدفقاتها أكثر تعقيدا وأوسع. في عالمنا ، توجد جميع المعلومات تقريبًا في شكل إلكتروني. يجب أن يحدد نظام إدارة الوثائق الإلكترونية المطبقة إدارة جميع الوثائق ، وليس فقط تلك التي تمر عبر المكتب. سيكون من الخطأ إنشاء نظام خاص بها لكل نوع من المستندات. من الأفضل ترك EDMS عالمي واحد يحل المشكلة بطريقة معقدة.

ستتمكن SED من تخليص الشركة من الفوضى الداخلية. من الخطأ الاعتقاد بأن مثل هذه EDMS نفسها ستقضي على الفوضى التنظيمية الموجودة في الشركة. لكن هذه المشاكل لم تحل بهذه الطريقة. في حالة حدوث فوضى داخل الشركة ، سيكون الشيء الرئيسي هو إنشاء أمر تنظيمي ، سيصبح EDMS في هذه الحالة إحدى الأدوات. إذا بدأت في تنفيذه حيث لا يوجد تفاعل داخلي ، حيث لا يتم فصل مجالات المسؤولية ولا تعمل العمليات التجارية ، فلن تكون هناك نتيجة. يحتاج أولئك الذين يتخذون قرار تنفيذ EDMS إلى فهم ما سيعطيه هذا المشروع في الوضع الحالي.

ستكون الوثيقة الإلكترونية فعالة. لقد مرت ذروة هذه الأسطورة بالفعل. اليوم يدرك المزيد والمزيد من العملاء أن هذا ليس هو الحال. لكن الكثيرين ما زالوا يؤمنون بسحر إدارة المستندات الإلكترونية. تتأثر كفاءتها بالعديد من العوامل ، فهي لا تكفي فقط لترتيب تداول الوثائق من خلال قنوات الاتصال الإلكترونية. قبل التنفيذ ، يجدر النظر فيما إذا كانت الممارسات السابقة قد تم استيعابها ، وتم توحيد الإجراءات الحالية وأخذها في الاعتبار ، وما إذا كانت إعادة الهيكلة قد اكتملت. يجدر النظر في من سيستخدم النظام وفي أي وضع ، سواء كان الرؤساء سيعملون معه ، أو ما إذا كان التفاعل سيقع على مساعديهم. يجب مناقشة مثل هذه الفروق الدقيقة أثناء التنفيذ. إذا تم تنفيذ إعادة هندسة العمليات التجارية وتحسينها أثناء عملية النقل ، مع EDMS ، فستكون النتيجة فعالة قدر الإمكان.

يعتمد أفضل قرار على اختيار قادة السوق. يبدو من السهل جدًا اختيار ما يستخدمه القادة بالفعل. يبدو هذا منطقيًا ، ويؤثر أحيانًا بشكل خطير على تفضيلات العملاء. في الواقع ، السوق واحتياجاته تتغير باستمرار. الحلول التي تم تطويرها قبل 4-5 سنوات ذات صلة الآن. تتيح لنا فترة التواجد في السوق والخبرة المكتسبة خلال هذا الوقت تنفيذ المشاريع بأي حجم تقريبًا. EDMS الشعبية ، التي يستخدمها القادة ، غزت السوق في وقت سابق. في تلك السنوات ، كانت المبادئ المختلفة تمامًا ذات صلة. الآن يجدر الانتباه إلى الحلول الجديدة ، حتى لو كان عدد عمليات التنفيذ لديهم أقل من عدد القادة. إنهم أكثر تقدمًا من الناحية التكنولوجية وسيظلون ملائمين لمدة 5-7 سنوات أخرى.

من الأفضل اختيار الأنظمة الغربية - فهي أكثر مرونة وعملية. ظهرت هذه الأسطورة لسبب ما. تاريخياً ، كانت الحلول المحلية أقل شأناً من الحلول الغربية. لكن مجمعاتنا كانت لا تزال تركز بشكل أكبر على التفاصيل الروسية ، مع مراعاة المتطلبات الخاصة للشركات. في الوقت الحاضر ، هناك أيضًا حلول محلية متفوقة على الحلول الأجنبية. هذه المنصات قوية ومرنة على حد سواء. يجب النظر في ميزة وجود وحدات تركز على أتمتة العمليات مع المواصفات الروسية. وتكلف هذه المجمعات أقل من نظيراتها الأجنبية ، وخدمات الدعم والخدمات الإضافية في متناول الجميع.

EDMS مطلوب فقط للمؤسسات ذات اللوائح الواضحة وعمليات الأعمال الموصوفة. كما ذكرنا من قبل ، فإن الفوضى في المنظمة تجعل إدخال إدارة المستندات الإلكترونية غير منطقي. ولكن في بعض الأحيان ليس من الضروري على الإطلاق وصف كل شيء بشكل صحيح وواضح. يستخدم المزيد والمزيد من الشركات تقنيات إدارة رشيقة ، وتطبيق إدارة الحالات التكيفية. في مثل هذه الحالات ، يضطر EDMS إلى التكيف معها ، وتغيير تكوينها ومبادئ التشغيل.

يمكن استخدام EDMS بنشاط بعد التنفيذ مباشرة. هدف الأتمتة هو عمليات إدارة المؤسسة. هذا لا يجعل من الممكن التعامل مع نظام سير العمل كمشروع منتظم ، مع الانتهاء من التكليف. جميع عمليات الإدارة تتغير باستمرار. يحدث أيضًا أنه في بداية تنفيذ النظام ، يكون لدى العميل فكرة سيئة عن قدراته الحقيقية. إن تنفيذ نظام EDMS عبارة عن سلسلة من المشاريع المترابطة التي تعمل على تطوير الأتمتة وتوسيع وظائف النظام وتحديثه. عادة ، تحتوي مجموعة أدوات EDMS على متطلبات لإمكانية حدوث تغييرات محددة في الوحدات المنفذة والأتمتة السريعة للعمليات الجديدة.

يقع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بالكامل على عاتق المقاول. هل هو حقا غير مطلوب من العميل عند تنفيذ مثل هذا النظام؟ لذلك يفكرون في الشركات الصغيرة وحيث يكون مستوى المعلومات منخفضًا والمشاريع المماثلة جديدة. ينطوي تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) دائمًا على تغيير في الإجراءات الداخلية المعمول بها في الشركة وطريقة عملها. إذا لم يكن الفريق جاهزًا لذلك وليس هناك دافع لتحقيق إنجازات جديدة ، فسيكون التأثير صفرًا أو العكس. لكن المطورين لاحظوا أن العملاء أصبحوا في الآونة الأخيرة أكثر خبرة ، فهم دورهم.

بالنسبة للشركات الصغيرة ، لا يلزم وجود EDMS عالي الجودة. في معظم الأحيان ، يعتقد أصحاب الشركات الصغيرة أن حزم 1C و MS Office كافية لهم للعمل. إذا كانت الشركة توظف 10 أشخاص فقط ، فيمكن الاحتفاظ بمحاسبة وتسجيل المستندات في Excel ، وتخزينها في السحابة ، وتبادل الرسائل باستخدام Outlook. هناك العديد من الحلول السحابية البسيطة والمجانية في بعض الأحيان - Google Apps و Microsoft Office 365. في ظل ظروف معينة ، قد يتبين أن مثل هذا النظام يمكن فهمه ، ولكن يجب على المرء أن يسأل عن نوع التفاعل الذي يواجهه العمل الصغير وتكنولوجيا المعلومات. على أي حال ، ما يمكن اعتباره شركة صغيرة؟ إذا استبعدنا الأعمال الصغيرة مع سير العمل الخاص بها ، فإن فوائد الأنظمة الإلكترونية لا تزال موجودة. صحيح أن حجم المشروع لن يسمح لك بالشعور به بوضوح كما هو الحال في الأعمال المتوسطة أو الكبيرة. ليست كل الوظائف مطلوبة. على سبيل المثال ، قد تتخلى شركة صغيرة عن التحكم في المراسلات الواردة ، والتحكم في تنفيذ الطلبات ، وأتمتة إجراءات الموافقة على المستندات. من السهل على مجموعة صغيرة من الأشخاص الجلوس معًا وحل جميع المشاكل. ولكن لا تزال هناك حاجة إلى بيئة معلومات عمل موحدة ، فمن الممكن تنظيم المعلومات بطريقة عالية الجودة ، والبحث فيها ، والوصول السريع إلى المستندات والقوالب اللازمة. سيكون هذا صحيحًا بالنسبة للشركات الصغيرة أيضًا. إذا كان المالك يخطط لتطوير مؤسسته ، فعليه التفكير في تصحيح الاتصالات الداخلية وعمليات الأعمال. في هذه الحالة ، ستصبح مسألة إدخال إدارة المستندات الإلكترونية ذات صلة عاجلاً أم آجلاً.

أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المتنقلة غير آمنة. في الواقع ، تعتبر هذه الحلول آمنة مثل تطبيقات الأجهزة المحمولة للشركات الأخرى. لا يكمن التهديد في EDMS المحمول نفسه ، ولكن في تنفيذه المحدد ، وتجاهل سياسات أمن تكنولوجيا المعلومات من قبل موظفي العميل. يقوم المطورون بتنويع طريقة وصولهم إلى المعلومات. في هذا الأمر ، يعتمد الكثير على الشركة نفسها والتقنيات التي تستخدمها لحماية بياناتها. نحن نتحدث عن كل من التدابير التقنية والتنظيمية. إذا تم الانتباه إلى هذه المشكلة ، فسيكون EDMS المحمول آمنًا. وفي الحقائق الحديثة ، لا يمكنك في بعض الأحيان الاستغناء عنها. تم تبديد هذه الأسطورة على الأقل بحقيقة أنه في الشركات الكبيرة ، بما في ذلك الشركات المالية والإدارية ، يتم استخدام EDMS المحمول بنشاط من قبل كبار المديرين.

لا يوجد أساس قانوني لتقديم EDS. والواقع أن الأساس القانوني لتنفيذ هذه الحلول موجود بالفعل. لا أحد يمنع الشركات من التخلي عن سير العمل التقليدي لصالح الورق. صحيح ، لا تزال هناك قائمة صغيرة محددة لا يمكن لمسها. هذا ، أولاً وقبل كل شيء ، إدارة سجلات الموظفين. والمشكلة ليست في عدم وجود قوانين وأفعال ، ولكن الشركة نفسها لم تضع معايير داخلية لإضفاء الشرعية على التوقيعات الإلكترونية. وهذا يجعل من الصعب التبديل إلى تداول المستندات بدون ورق.

تنفيذ EDMS طويل جداً. بمجرد أن كان هذا البيان صحيحًا تمامًا ، ولكنه أصبح اليوم أسطورة. في السابق ، تم بناء الأنظمة الإلكترونية على غرار الأنظمة الورقية الحالية ، وتم استخدام نفس اللوائح. لم يتمكن المستخدمون من تبني معايير جديدة بسرعة ، وكانت الواجهات مرهقة ، وكانت المستندات الورقية والوثائق الإلكترونية مطلوبة ، واستغرق التدريب وقتًا. ولكن من الجدير أيضًا التفكير في استبيان ما قبل المشروع ، وإعداد النظام ، ودمجه في البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات ، وتثبيت التطبيقات للمستخدم. لقد كانت حقا ممتدة للوقت. ومع ذلك ، فقد تغير الوضع بالفعل. تحتوي الحلول الحديثة على العديد من الأدوات لتسريع التنفيذ. هناك مجموعة من التطبيقات الجاهزة للاستخدام ، والقدرة على زيادة الوظائف تدريجيًا. يمكنك البدء في استخدام إدارة المستندات الإلكترونية بسرعة وبتكلفة زهيدة ، وتحسينها إلى المستوى المطلوب. تعتمد فترة التنفيذ نفسها على التعقيد ، ومتطلبات التحسين ، وكمية التحسينات والتخصيص للحل ، وعدد المستخدمين. إذا كان عليك دمج العديد من الأنظمة ونقل عشرات الآلاف من المستخدمين إلى استخدام EDMS ، فإن 2-3 سنوات تعتبر فترة طبيعية تمامًا. ويحصل متوسط ​​الأعمال على نظام فعال في ستة أشهر في المتوسط.


شاهد الفيديو: الوثيقة الإلكترونية (أغسطس 2022).